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DEFINIZIONE E FINALITA'
La norma che regola il diritto di accesso ai documenti amministrativi è la Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i., "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi".
Per garantire la trasparenza dell'attività amministrativa ed il suo svolgimento imparziale, in conformità alle vigenti disposizioni in materia, SO.GE.M.I. S.p.A. (di seguito "Società") assicura a tutti gli utenti, persone fisiche o giuridiche, pubblici o privati, il diritto di accesso agli atti ed ai documenti amministrativi formati dalla Società o comunque utilizzati ai fini dell'attività amministrativa stessa.
Per esercitare il diritto di accesso è necessario che sussista un nesso funzionale tra la situazione giuridica, qualificata e differenziata, di cui il richiedente è titolare e l'interesse che legittima la richiesta di accesso agli atti amministrativi, interesse che deve essere diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale l'accesso è richiesto. In concreto deve risultare che l'accesso è necessario o utile per tutelare un proprio diritto o legittimo interesse.
MODALITA' DI ESERCIZIO
Il diritto di accesso può essere esercitato, previa richiesta motivata, mediante visione del documento, estrazione di copia o utilizzazione congiunta di tali due opzioni.
Accesso informale: Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta, anche verbale, al Responsabile dell'Unità Organizzativa ove l'atto è detenuto. L'accesso informale è consentito qualora in base alla natura del documento richiesto non risulti l'esistenza di controinteressati.
Il richiedente deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli elementi che ne consentono l'individuazione e specificare l'interesse connesso all'istanza, dimostrare la propria identità e, ove occorra, i propri poteri di rappresentanza.
L'accesso può essere esercitato attraverso la semplice visione dei documenti con eventuale trascrizione manuale degli stessi, estrazione di copia o esperimento congiunto di tali operazioni.
L'esercizio mediante semplice visione dei documenti è soggetto esclusivamente alle spese di segreteria (€ 3,00 per la documentazione inserita nell'archivio corrente, € 6,00 per la documentazione inserita nell'archivio storico), l'esercizio mediante estrazione di copia è soggetto anche al rimborso delle spese di riproduzione (€ 0,15 per ogni foglio riprodotto).
La richiesta formale di accesso, presentata a mano o spedita a mezzo di servizi postali all'Ufficio Protocollo Generale della Società, 9° piano del Palazzo SogeMi, Via Cesare Lombroso n. 54 - 20137 Milano, deve essere redatta dall'interessato, su apposito Modello di richiesta di accesso agli atti, messo a disposizione dell'interessato, e deve specificare:
- Le generalità del richiedente
- Gli estremi del documento oggetto della richiesta o, in mancanza, l'indicazione di tutti gli elementi che ne consentano l'identificazione
- L'indicazione delle modalità con cui si intende esercitare il diritto di accesso
- La motivazione
- Data e sottoscrizione
Qualora la richiesta sia incompleta o non chiara, la Società, entro 10 giorni, ne dà comunicazione scritta al richiedente con raccomandata A/R ed il termine del procedimento (30 gg) ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.
NOTIFICA AI CONTROINTERESSATI
La Società cui è indirizzata la richiesta di accesso, se individua soggetti controinteressati, è tenuta a dare comunicazione agli stessi, mediante invio di copia con raccomandata A/R o per via telematica. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, i controinteressati possono presentare alla Società motivata opposizione scritta alla richiesta d'accesso. Decorso tale termine, la Società provvede sulla richiesta.
ACCOGLIMENTO O DINIEGO DELLA RICHIESTA
L'accoglimento della richiesta di accesso contiene l'indicazione dell'ufficio, completa della sede presso cui rivolgersi, e del costo di visione e/o di riproduzione della documentazione, nonché un periodo di tempo non inferiore a 15 giorni, per prendere visione dei documenti o estrarne copia. L'accoglimento della richiesta di accesso comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, salve le eccezioni di legge o del presente regolamento.
COSTI DI RIPRODUZIONE
Sia il rilascio di copie semplici che per il rilascio di copie conformi all'originale sono dovuti i costi di riproduzione:
con riferimento alla documentazione di archivio corrente:
- Ø Euro 3,00 + Iva, quale quota fissa per diritti di segreteria e di ricerca;
- Ø Euro 0,15 + Iva per ogni foglio riprodotto.
con riferimento alla documentazione di archivio di deposito e/o storico:
- Ø Euro 9,00 + Iva quale quota fissa per diritti di segreteria e di ricerca fino a 60 min;
- Ø Euro 9,30 + Iva per frazione di tempi superiori e per ogni ora in più a quella base
- Ø Euro 0,15 + Iva per ogni foglio riprodotto.
Il pagamento va effettuato in contanti al momento del ritiro della documentazione richiesta, presso l'Ufficio Cassa, 1° piano del Palazzo SogeMi, Via C. Lombroso 54 - Milano.
TERMINI
Decorsi inutilmente 30 giorni naturali e consecutivi dalla ricezione della richiesta di accesso, questa si intende respinta. In caso di diniego all'accesso, espresso o tacito, il richiedente può presentare ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale - Sezione Lombardia, ovvero chiedere al Difensore Civico di Milano che sia riesaminata la suddetta determinazione.
Il differimento dell'accesso è disposto dal Responsabile del procedimento ove sia sufficiente per assicurare una temporanea tutela agli interessati o per salvaguardare specifiche esigenze della Società, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa.
CASI DI ESCLUSIONE
Ferme restando le ipotesi di esclusione del diritto d'accesso stabilite da norme di legge o del presente regolamento, sono sottratti all'accesso i documenti formati o stabilmente detenuti dalla Società la cui diffusione possa comunque pregiudicare la riservatezza e la dignità dei terzi.
In particolare sono esclusi dall'accesso:
- I verbali del Consiglio di Amministrazione, dell'Assemblea ordinaria/straordinaria dei Soci
- I documenti relativi alla procedura selettiva del personale, alla carriera, al trattamento economico (fatta salva l'accessibilità al trattamento tabellare) e alla vita privata dei dipendenti, ad eccezione delle informazioni circa la qualifica e la struttura di appartenenza - e dei collaboratori professionali, anche esterni, aventi a qualsiasi titolo un rapporto di prestazione personale con la Società nonché dei soggetti estranei alla Società, membri di organi collegiali e commissioni
- Gli atti preparatori ai procedimenti disciplinari nei confronti del personale dipendente e, comunque, in ogni caso i documenti che contengono apprezzamenti o giudizi di valore su persone individuate
- Gli accertamenti medico-legali dei dipendenti e la relativa documentazione
- I pareri legali, le note interne d'ufficio e di documenti relativi ai rapporti di consulenza e patrocinio legale o gli atti di consulenza forniti alla Società da liberi professionisti, salvo i casi in cui vi sia il consenso espresso del professionista stesso al loro rilascio
- I documenti relativi a procedimenti tributari sia di terzi che della Società
- I documenti richiesti per categorie generali, la cui conoscenza sia rivolta ad un controllo generalizzato dell'operato della Società
- I documenti che riguardino dati sensibili delle persone fisiche e gruppi di impresa, quando riguardino diritti inviolabili e garantiti dalla Costituzione, quali, in via esemplificativa: appartenenza razziale, religiosa, casellario penale, corrispondenza, stati familiari, rapporti economici e di alimenti. E' comunque garantito l'accesso a questi documenti quando siano strettamente indispensabili alla cura e difesa di interessi giuridici e, nel caso siano presenti dati idonei a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale, nei limiti dell'art. 60 del D. Lgs. 196/2003.
Modulo per la richiesta di accesso ai documenti amministrativi (Formato PDF)
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